Am 31. Mai 2001 kam die neue Office-Suite von Microsoft in den Handel. Bereits die Vorgängerversionen waren jeweils Marktführer für Büro-Software. Auch beim neuen Produkt darf man wohl damit rechnen - Grund genug für IT-Spezialisten, darüber Bescheid zu wissen. Hier soll nun das Paket Office XP Professional im Überblick vorgestellt werden.
Es enthält die Programm-Module Word, Excel, Access, PowerPoint und Outlook jeweils in der "Version 2002". Wie üblich gibt es auch weniger umfangreiche Pakete und Einzelmodule der Software als Vollversion oder Update. Als Lockmittel für Office-Nutzer zum Umstieg wird zum Start das Update-Paket Office XP Professional Special Edition zu einem vergleichsweise günstigen Preis angeboten. Es enthält zum Umfang des Professional-Paketes auch die Module Frontpage 2002, Publisher 2002, eine Intellimouse Explorer und die neuen Server-Erweiterungen "SharePoint Team Services". Diese weisen auf die verstärkte Einbindung von Teamarbeits-Funktionen über Internet oder Intranet hin. Auch für die Programmierung unternehmensweiter Dokumentenbearbeitungslösungen soll Office XP eine noch bessere Plattform bilden. Natürlich wurden viele Details der Software geändert, die hier nicht alle erwähnt werden können.
Lieferumfang und Systemvoraussetzungen
Lieferumfang und Systemvoraussetzungen
Die Packung von Office XP Professional enthält 3 CD-ROMs: eine Programm-CD, eine mit "Media Content" hauptsächlich aus Grafik-Elementen und eine interaktive Trainings-CD. Ein Handbuch mit etwa 200 Seiten enthält Informationen auf Basisniveau. Für den tieferen Einstieg bietet Microsoft Press eine Reihe von Büchern und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Kauf an.
Office XP läuft auf den PC-Betriebssystemen Windows NT4 mit Service Pack 6 oder Windows 98 oder höher. Nach Bedarf bekommt das Betriebssystem bei der XP-Installation bis zu 55 MB an neuen Systemdateien eingespielt. Zur Update-Berechtigung auf Office XP wird ein vorhandenes Paket Office 97 oder 2000 verlangt; für ein Einzelmodul-Update genügt auch das entsprechende Modul der 97er oder 2000er-Version.
Bei der Installation können die alten Programmversionen zusätzlich beibehalten werden; bei Speicherplatzmangel lassen diese sich später deinstallieren, wenn die Weiterbearbeitung alter Dateien sicher gestellt ist. Outlook 2002 verlangt allerdings die Entfernung der Vorgängerversion.
Die neu installierten Office XP-Module können zusammen gerechnet 50 Mal gestartet werden. Danach wechselt Office XP in einen reduzierten Modus und schränkt die Arbeitsmöglichkeiten drastisch ein. Spätestens dann ist eine so genannte "Aktivierung" zum dauernden Gebrauch notwendig. Sie geschieht wahlweise über das Internet oder eine gebührenfreie Telefonnummer rund um die Uhr. Eine lange Zeichenreihe erscheint auf dem Bildschirm und wird der netten Dame am Microsoft-Telefon vorgelesen. Danach diktiert sie insgesamt 42 Ziffern (!) in Dreiergruppen, die am PC eingetippt werden. Damit ist die Aktivierung abgeschlossen. Bei Änderungen der PC-Konfiguration kann eine neue Aktivierung von Office XP notwendig werden. Die Lizenzbedingungen lassen auch eine parallele Installation des Office XP-Paketes auf einem Notebook unter der Auflage zu, dass die beiden Computer nur wechselweise benutzt werden. Diese zweite Aktivierung muss immer per Telefon geschehen. Bei so genannten "Volumenlizenzen" von Office XP entfällt die Aktivierung.
Mit XP erstellte Dateien oder Makros bieten die Möglichkeit zur Authentifizierung über digitale Signaturen. Neben dem schon länger gebräuchlichen Verschlüsselungsverfahren steht ein neuer sichererer Algorithmus zur alternativen Nutzung zur Verfügung. Mit Hilfe von "Smart Tags", die bei diversen Gelegenheiten auf dem Bildschirm erscheinen, sollen Office XP-Anwendern kontextsensitiv die Möglichkeiten der Software zur sofortigen Nutzung angeboten werden. Entwickler können weitere Smart Tags für eigene Zwecke gestalten. In den Modulen wird jetzt immer wieder auf weitere Ressourcen im Internet verwiesen. Sowohl Hilfetexte wie auch zusätzliche Vorlagendateien sollen auf den Microsoft-Servern zu finden sein. Es mag sich lohnen, dort von Zeit zu Zeit per Mausklick vorbei zu schauen.
Der Gruppenarbeits-Gedanke von Office XP schlägt sich besonders in der Textverarbeitung nieder. Wenn mehrere Personen eine Textdatei überarbeiten sollen, kann es leicht zu einem Versions-Chaos kommen. Hier bietet Word mehr Übersicht über Änderungen, und der Autor des Originals kann diese annehmen oder verwerfen. Auch lokale Kopien einer Textdatei lassen sich mit den Änderungen versehen. Verbesserte Funktionen zur Wiederherstellung von Dokumenten sollen ärgerliche Datenverluste verhindern. Für den einzelnen Autor bietet Word Arbeitserleichterungen durch neue Formatierungsfunktionen. Die vielfältigen Möglichkeiten der Software präsentieren sich in dem neuen "Arbeitsbereich", einem Optionen-Fenster am rechten Bildrand. Zum Abspeichern einer reinen HTML-Textseite lassen sich nun überflüssige Formatierungs-Tags ausfiltern, und die Datei wird wesentlich kleiner - das spart Speicherplatz und Bandbreite im Internet. Und ob eigene Netzwerk-Ordner oder das weltweite Netz als Datenquelle dienen sollen - die Dateien sollen leichter verwaltet werden können. Und bei einem fremdsprachigen Text lassen sich Wortbedeutungen in den installierbaren Wörterbüchern nachschlagen oder sogar Textpassagen maschinell übersetzen.
Für den Kampf mit den Formeln in Kalkulationstabellen bietet Excel neue Hilfen. Damit lassen sich Fehler analysieren, Rechenvorgänge nachverfolgen oder auseinander liegende Tabellenwerte gemeinsam im Auge behalten. Die Register der Tabellenblätter können jetzt in verschiedenen Farben dargestellt werden. Als Text formatierte Zahlen, wie etwa Postleitzahlen mit führender Null, lassen sich nun wie richtige Zahlen statt nach ihrer ASCII-Reihenfolge sortieren. Excel-Tabellen können im Internet oder Intranet in interaktiver Form veröffentlicht und im Internet Explorer bearbeitet werden. Sich ständig ändernde Echtzeit-Daten von einem Webserver, wie etwa Aktienkurse, lassen sich in Kalkulationen einbinden. Die neue SharePoint Team Services-Funktion von Office XP erlaubt das Publizieren und Bearbeiten von Excel-Daten in der Arbeitsgruppe. Daten im XML-Format können nun von Excel gelesen und gespeichert werden. Damit lassen sich Daten auch über Plattformen hinweg übertragen.
Das Dateiformat von Access 2000 wird zwar als Standard weiterverwendet, aber gleichzeitig wurde ein neues optionales Dateiformat Access 2002 geschaffen, mit dem die Verarbeitung beschleunigt werden soll. Die Funktionen Pivot-Tabellen und Pivot-Charts stehen jetzt auch in Access zur Verfügung. Access-Daten können nun unter Verwendung von XML im Internet abrufbar gemacht werden. Bestehende Datenzugriffsseiten lassen sich für das Web konvertieren. Access 2002 verfügt über eine neue SQL-Server 2000 Desktop Engine. Auch Verknüpfungen mit SQL Server 7.0 werden unterstützt. Neue Programmierungsmöglichkeiten für komplexe Datenbanken wurden eingebunden.
Beim Entwerfen einer Präsentation können nun die zur Verfügung stehenden Design-Elemente alle auf einem gemeinsamen Bildschirm dargestellt werden. So spart man sich das Springen zwischen den verschiedenen Ansichten und damit eine Menge Mausklicks. Die möglichen Animationseffekte wurden ausgebaut bis hin zu vom Benutzer definierbaren Animationen. Mehrere Master-Vorlagen lassen sich nun kombinieren, um etwa das Aussehen der Präsentation zu variieren. Bilder oder Diagramme können auch innerhalb von Powerpoint dem eigenen Geschmack besser angepasst werden. Eine Präsentation lässt sich im Team bearbeiten und mit Änderungen und Kommentaren versehen. Auch die Darstellung von Powerpoint-Präsentationen im Internet bietet mehr Möglichkeiten für den Gestalter und den Betrachter.
Der Nutzer von Outlook kann seinen Terminen nun einen selbst gewählten Farbcode aus zehn Farben zuordnen und damit die Übersicht verbessern. Durch die neue Funktion "Gruppenterminpläne" werden Terminabstimmungen erleichtert, weil gemeinsam verfügbare Zeiten auf einen Blick zu erkennen sind. Als E-Mail-Programm unterstützt Outlook nun mehrere Mail-Accounts des Nutzers. Die Anbindung an MS Exchange Server wurde verbessert. Sicherheitslücken der Mail-Funktionen, wie etwa das Auslösen von Massen-Mails durch bösartige Mail-Anhänge, sollen geschlossen worden sein. Die vom Microsoft Network her bekannte Messenger-Funktion wurde auch in Outlook integriert und erlaubt schnelle interne Textmitteilungen, ohne extra eine E-Mail los zu schicken. Im weltweiten Einsatz hilft eine automatische Internetmail-Codierung bei der sprachübergreifenden Verständigung.