Wenn Abschlagszahlungen gefordert und dazu mehrere Teilrechnungen ausgestellt werden, muss mit der Nennung der Beträge vorsichtig umgegangen werden. Wenn nicht nach bestimmten Regeln verfahren wird, kann das Finanzamt vielleicht die ausgewiesene Umsatzsteuer mehrfach (nach)fordern. Um solche unangenehmen Überraschungen zu vermeiden, finden Freiberufler hier die wichtigsten Punkte zum Thema.

• Abschlagszahlungen
• Für jede Teilzahlung den Umsatzsteueranteil ausweisen
• Schlussrechnung: die schon bezahlten Umsatzsteueranteile als solche auflisten
• Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden

Abschlagszahlungen

Bei lang laufenden Projekten sind Abschlagszahlungen eine reine Notwendigkeit, damit die Beteiligten ihre Zahlungsverpflichtungen bedienen können. Entweder legt der Vertrag die Abstände und Beträge vorab fest, oder es werden Teilrechnungen gestellt. Andererseits gibt es eine Schlussabrechnung, in der die schon berechneten und bezahlten Beträge noch einmal als Rechengrößen auftauchen. Die Fragen, die Unsicherheit auslösen können, sind hier: Wie wird mit der Umsatzsteuer verfahren und zu welcher Voranmeldeperiode zählen die Steuerbeträge? Und lassen sich hier gemachte Fehler korrigieren?

Für jede Teilzahlung den Umsatzsteueranteil ausweisen

Die Umsatzsteuer wird nicht erst auf die große Endsumme, sondern schon mit jedem Teilbetrag fällig. Die Verträge und Aufzeichnungen müssen diese eindeutig ausweisen, was allerdings nicht schwer fällt. Und der Zahlungsempfänger muss sie entsprechend seiner Voranmeldefristen ans Finanzamt abführen, während der Zahlungspflichtige sie als Vorsteuer abziehen kann. Dazu ist jetzt immer auch die Nennung des Nettobetrages in der Rechnung nötig. Je nach Voranmelde-Zeitraum und Teil-Zahlungsziel kann sich für den Rechnungsaussteller die Verpflichtung ergeben, dass er die Umsatzsteuer zwischenfinanzieren muss. Beispiel: 90 Tage Zahlungsziel und monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung bei Soll-Besteuerung ergeben bis zu 80 Tage Zeitdifferenz zwischen der Abführung und dem Eintreffen des nicht verspäteten Zahlungseinganges (da die Voranmeldung am 10. des Folgemonats fällig wird). Eine so genannte Dauerfristverlängerung kann dies abmildern, obwohl in einem solchen Fall eine pauschale Sicherheitsleistung zu erbringen sein kann. Geschickte Wahl der Teil-Zahlungsziele ist ein anderer Weg, diese Lücke nicht zu groß werden zu lassen.

Schlussrechnung: die schon bezahlten Umsatzsteueranteile als solche auflisten

Hier geht es darum dass nicht noch einmal für die gesamte Summe Umsatzsteuer abgeführt werden muss, wenn eine Prüfung erfolgt. Bei Großbetrieben als Auftraggeber sind sämtliche Geschäftsjahre Gegenstand der steuerlichen Betriebsprüfung und damit hiervon betroffen. Die Beträge können etwa spaltenweise zur Subtraktion aufgelistet werden (Netto-Entgelte nicht vergessen!). Ein einfaches Beispiel:

Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden

Wenn die Umsatzsteuer nicht korrekt ausgewiesen worden ist, kann die Rechnung nachträglich berichtigt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass dies entweder frühzeitig bemerkt wird und der Vorsteuerabzug noch nicht geschehen ist, oder dass er beim Rechnungsempfänger rückgängig gemacht wird. In der Praxis können Probleme dadurch auftreten, dass Unternehmen nur ungern eine verbuchte Rechnung wieder aus der Buchhaltung entfernen und zurückschicken. Schließlich brauchen sie den Originalbeleg, der den Anspruch auf den Vorsteuerabzug begründet. Vielleicht besteht der Kunde in einem solchen Fall auf einem persönlichen Tausch des ersten gegen den korrigierten Beleg, wodurch zum Beispiel Fahrtkosten entstehen können. Oder er könnte versuchen, einen unterschriebener Vertrag mit solchen Mängeln auch in anderen Punkten nachträglich zu verändern. Geschickte Vertragsformulierung kann hier helfen, etwa indem die finanziellen Punkte in einen Anhang zum Vertrag zusammengefasst werden. Dieser lässt sich dann leichter korrigieren.