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    EDV-Zugriff für Steuerprüfer: Jetzt vorbereiten
   

Seit 1. Januar 2002 gilt das neue Recht für Betriebsprüfer der Finanzbehörden, direkt auf die elektronischen Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Auch andere Datenbestände mit Bedeutung für steuerliche Sachverhalte sind eingeschlossen. Deshalb ist schon jetzt die gründliche Vorbereitung für eine irgendwann stattfindende Steuerprüfung zu empfehlen. Freiberufler sind dabei sowohl selbst betroffen wie auch bei ihrer Arbeit für Wirtschaftsbetriebe mit den neuen Anforderungen konfrontiert.

 

 

Was darf der Betriebsprüfer genau?

Neben den etablierten Prüfmethoden kann in einer steuerlichen Außenprüfung jetzt von dem betroffenen Betrieb verlangt werden:

 

  • dass der Prüfer selbst im Betrieb einen Echtzeit-Zugang zu den gespeicherten Daten erhält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Diese können je nach Betrieb erheblichen Umfang erreichen. Zugriff von außen ist dagegen nicht vorgesehen.
  • dass er von Mitarbeitern Unterstützung beim Zugriff und bei der Auswertung erhält und ihm alle notwendigen Einrichtungen zur Verfügung stehen.
  • dass ihm die Daten auf maschinenlesbaren Datenträgern zur eigenen Auswertung mittels Software des Finanzamtes übergeben werden.

Die Reihenfolge bestimmt der Prüfer. Es kann zum Beispiel sein, dass er zuerst die Daten mitnimmt und nach Auswertung die ihn interessierenden Vorgänge in den gesammelten Papierbelegen prüft. Die Aufbewahrungsfristen gelten nun auch für die elektronischen Aufzeichnungen. Das bedeutet, die ab 2002 entstehenden Datenbestände müssen für den Fall der Prüfung bis zu elf Jahre ( das laufende Geschäftsjahr und zehn weitere Jahre) kurzfristig abrufbar gehalten werden. Bei schwebenden Vorgängen kann sich die Frist noch verlängern. Das bedeutet, dass langzeitstabile und unveränderliche Datenträger und langfristig einheitliche Datenformate verwendet werden sollten. Diese müssen außerdem die maschinelle Auswertbarkeit der elektronischen Daten garantieren. Deshalb genügen maschinell nicht auswertbare Darstellungen, wie etwa das pdf-Format, oder DV-Daten auf Mikrofilm als Träger (COM-Verfahren) nicht mehr den Anforderungen. Wenn Rechnungen oder Belege nur noch in elektronischer Form entstehen, muss diese Form im Original beibehalten werden. Elektronische Signaturen übernehmen dann zum Beispiel die Rolle der Unterschrift, deshalb muss ihre Verifizierbarkeit über lange Zeiträume garantiert werden. Bei Umwandlung der Daten in ein anderes Format müssen alle Versionen gespeichert, gemeinsam verwaltet und vor Veränderung, auch auf temporären Speichermedien, geschützt werden. Verschlüsselungen müssen jederzeit rückgängig gemacht werden können und die Schlüssel aufbewahrt werden. So lässt sich an den gespeicherten verschlüsselten Versionen die korrekte Entschlüsselung nachvollziehen. Übertragungsvorgänge elektronischer Dokumente und ihre Verarbeitung sind außerdem zu protokollieren.

 

Fristen werden immer kürzer

Eine Außenprüfung wurde bisher in der Regel einige Wochen vorher angekündigt. Durch die Einführung der unangekündigten Nachschau kann nun aber überraschend ein Umsatzsteuerprüfer auftauchen. Findet er etwas Interessantes, braucht er nur ein Formular auszufüllen, und die reguläre Außenprüfung kann sofort beginnen. Und es gibt bereits Überlegungen, auch für die Nachschau den sofortigen Datenzugriff neu ins Gesetz zu schreiben. Für eine vorerst begrenzte Zeit werden jetzt sogar Zweierteams vom Bundesamt für Finanzen und vom Zoll zur Umsatzsteuerprüfung eingesetzt. Das dürfte bevorzugt bei Geschäftsverbindungen über mehrere Bundesländer oder ins Ausland von Bedeutung sein.

 

Kein genereller Zwang zur DV-Buchführung

Ein als Freiberufler oder gewerblich tätiger IT-Spezialist kann sich überlegen, ob er für sich selbst wirklich eine Buchführung per Computer braucht. Wenn er dies nicht will, kann ihn niemand dazu zwingen. Wenn ab Anfang 2002 die notwendige Buchführung handschriftlich auf Papier durchgeführt wird, muss sich der Betriebsprüfer damit zufrieden geben. Er wird sich den Computer trotzdem ansehen wollen, besonders wenn der als Geschäftsausstattung steuerlich geltend gemacht wird. Dann sollte er aber keine Spiele darauf finden (auch nicht die bei Windows mitgelieferten). Anwendungsdaten auf der Festplatte verraten ihm schnell, welche Programme wie oft genutzt werden, - aber es gibt ja auch externe Speichermedien. Und jede Internet-Nutzung "riecht" für Steuerbeamte immer noch nach Privatvergnügen. Sie kann zu Streitigkeiten führen. Rechnungen können mit einer Textverarbeitung am Computer geschrieben und ausgedruckt werden. IT-Fachleute wissen natürlich auch, wie viele "unsichtbare" Zusatzdaten manches Textprogramm bei einer solchen Schreibmaschinen-Anwendung bereits abspeichert (angefangen bei Datum und Zeit der Datei-Erstellung, letzte Bearbeitung, Zahl der Ausdrucke...). Der Jahresumsatz kann in der Regel auch noch mit einem Taschenrechner ermittelt werden statt mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Und eine Software zur Steuerberechnung speichert natürlich auch viele für Prüfer interessante private Daten. Ein nicht zu unterschätzender Problembereich ist auch, dass viele der billigeren Buchführungsprogramme und Eigenbaulösungen sich nicht an die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" vom 7. November 1995 halten (nachzulesen im Bundessteuerblatt I Seite 738). Das kann dazu führen, dass die DV-Buchhaltung nicht anerkannt und der Gewinn geschätzt wird. Eine Buchführung auf Papier dagegen birgt wenigstens keine versteckten Fallen. Bei Freiberuflern mit Anerkennung durch das Finanzamt genügt sogar eine einfache Belegsammlung und Einnahmen-Überschussrechnung. Gewerbetreibende, die keine Kleinunternehmer sind, müssen eine kaufmännische doppelte Buchführung machen und eine Jahresbilanz erstellen (lassen).

 

Buchhaltung auf einem separaten Computer

Bei einem Betrieb, der nicht auf eine DV-Buchhaltung verzichten will, kann man prüfen, ob dafür nicht ein Rechner ohne Netzwerkanbindung benutzt werden sollte. So ist auch bei einer Prüfung die Reichweite begrenzt. Wenn mehrere Angestellte in der Buchhaltung arbeiten müssen, ist vielleicht ein kleines separates Netzwerk das Richtige. Alle steuerlich bedeutsamen Daten müssen dann aber darin erreichbar sein, sonst ist der Abschottungseffekt dahin. Sollten an anderen Orten im Betrieb Daten entstehen, die in die Buchhaltung einfließen müssen, wie wäre es mit einem Datenträgeraustausch zwischen den Abteilungen? Das ist zwar vielleicht nicht modern, aber wirksam.

 

Zugriff im Netzwerk begrenzen

In komplexeren Organisationen sind die steuerlich bedeutsamen Daten vielleicht zu weit verstreut, um sie auf wenige Rechner konzentrieren zu können. Hier muss für den Prüfer-zugriff im Netzwerk Vorsorge getroffen werden. Optimal wären ein oder zwei Daten-arbeitsplätze, die speziell für den Fall der Prüfung konfiguriert sind. Ob diese überhaupt eigene Speicherungsmöglichkeiten brauchen, kann dabei auch überlegt werden. Besser ist, wenn dem Prüfer seine Wünsche nach Datenträgern von beauftragten Mitarbeitern erfüllt werden, als dass er selbst nach Belieben Kopien zieht. Die vorgesehenen Rechner könnten bei Bedarf in einem möglichst abgesonderten Raum, etwa einem Besprechungszimmer, auf ihren Einsatz warten. Wenn dann auch nur auskunftsberechtigte Mitarbeiter in deren Nähe kommen, ist die Gefahr geringer, dass der Prüfer beliebige Personen ausfragt - denn das darf er. Für den Zugriff ins Netzwerk sollten auf Vorrat mehrere Nutzer-Identitäten mit separater Bezeichnung, etwa "Prüfer 1", "Prüfer 2" etc. angelegt werden. Diese brauchen einen Nur-Lese-Zugriff lediglich auf die Datenbestände und Auswertungsmöglichkeiten, auf die sie Anspruch haben. Welche das im Einzelnen sind, muss in Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungs-Chef und steuerlichen Beratern ermittelt werden. Andere Datenbestände sollten nicht zu sehen sein, um keine Neugier zu wecken. Weiter sollten alle Aktivitäten der Prüfer im Netz genau protokolliert werden. Verbindungen nach außen per Internet, Fax oder Mail sollten vermieden werden. Auch besteht keine Pflicht, die schnellsten möglichen Rechner zur Verfügung zu stellen.
Bei Großbetrieben werden alle Geschäftsjahre im Abstand von etwa drei Jahren lückenlos geprüft. Hier kann man also am besten absehen, wann es so weit sein wird. In der Vorbereitung darauf kann überlegt werden, welche vorhandenen Datenverknüpfungen vielleicht gar nicht wichtig sind und daher entfernt werden sollen. Auch die Auswertungsmöglichkeiten werden sicher nicht alle gleich wichtig sein. Die Prüfer dürfen aber alle vorhandenen nutzen.

 

Externe Datenverarbeitung

Betriebe, die ihre Buchführung außer Haus machen lassen, müssen nach der neuen Regelung ebenfalls den Sofortzugang zu ihren Daten sicherstellen. Wie sie das bewerkstelligen, bleibt ihnen selbst überlassen, ebenso wie die Kosten dafür. Wenn ein Steuerberater die Buchführung auf seinem eigenen Computer erledigt, heißt das nicht automatisch, dass er DV-technisch alle Anforderungen erfüllen kann. Der Prüfungsfall muss vorsorglich mit ihm besprochen werden. Vielleicht müssen danach ganz andere Lösungen für die Buchhaltung gefunden werden. Eine weitere Möglichkeit ist, dass die Daten im genossenschaftlichen Rechenzentrum der steuerberatenden Berufe (DATEV) verarbeitet werden. Dort wurde eine Lösung mit Datenspeicherung auf verschlüsselten CD-ROMs entwickelt, die den Betrieben ihre eigenen notwendigen Daten für Prüfzwecke zur Verfügung stellt.

 

Branchen-Statistiken erstellen

Muss man sich für eine vielleicht irgendwann stattfindende Steuerprüfung Gedanken machen? Solche Regelungen wie zum "Datenzugriff" werden wahrscheinlich nicht geschaffen, um sie dann nicht zu nutzen. Mit parallel laufenden Neuerungen macht der Gesetzgeber seine Absicht klar, sich möglichst keinen EURO an Steuern mehr entgehen zu lassen. Und auch die "körperlosen" elektronischen Geschäftsvorgänge des E-Business sollen ihren Teil zu den Steuereinnahmen beitragen. Wenn die Finanzbehörden genug Buchhaltungsdaten aus den Betrieben tragen, können sie wesentlich genauere Branchen-Statistiken erstellen. Nicht zuletzt lässt sich dann jede Buchung mit der entsprechenden Gegenbuchung beim Geschäftspartner abgleichen.