Viele selbständige IT-Spezialisten haben ihr Büro in der eigenen Wohnung, denn das spart Geld und auch Zeit. Leider sind die Möglichkeiten immer beschränkter geworden, den Aufwand für ein Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung als Betriebsausgabe geltend zu machen.

Selbständige nutzen gern die Vorteile des häuslichen Arbeitszimmers: Sie müssen nicht zu einem entfernten Arbeitsplatz pendeln, deshalb auch nicht jeden Tag wieder einen Parkplatz suchen und können sogar mal im Bademantel arbeiten. Und wenn sie unterwegs sind, kann etwa der Ehepartner die Telefongespräche annehmen, das spart eine Sekretärin.

Im Jahr 1996 wurden drastische Einschränkungen wirksam. Nun haben die daheim arbeitenden Selbständigen noch die Wahl, die Kosten weitgehend aus dem privaten Geldbeutel zu zahlen oder aber bestimmte Voraussetzungen einzuhalten, damit ein Steuerabzug erlaubt ist.

Die Kosten des Arbeitszimmers selbst sind außerdem zu unterscheiden von der Einrichtung mit Arbeitsmitteln und der sogenannten Geschäftsausstattung. Für alle Kaufgegenstände gilt: Geringfügige Wirtschaftsgüter können im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden, während preislich über der Geringfügigkeitsgrenze liegende Gegenstände über die Nutzungsdauer verteilt abzuschreiben sind.

Arbeitszimmerkosten, deren Abzugsfähigkeit von den Umständen abhängt

• Mietanteil nach Quadratmetern bemessen (bei Mietwohnung)
• Verwaltungskosten, Abschreibung, Zinsen anteilig (bei Wohneigentum)
• Versorgungs- und Entsorgungskosten (Heizung, Strom, Wasser, Müll)
• Decken- und Wandleuchten
• Tapeten, Anstriche
• Teppiche, Teppichboden
• Gardinen, Vorhänge
• sonstige Einrichtungsgegenstände, die nicht als Arbeitsmittel gelten
• Versicherungen
• Reinigung

Einrichtungsgegenstände als Arbeitsmittel

Diese Gegenstände sind immer steuerlich abzugsfähig, wenn sie geschäftlich genutzt werden:

• Schreibtisch
• Schreibtischstuhl
• Büroschränke
• Schreibtischlampe
• weitere Büromöbel

Geschäftsausstattung

Die Kosten für diese Gegenstände werden unabhängig vom Arbeitszimmer behandelt, auch wenn sie darin aufbewahrt werden:

• Computer und Zubehör
• Telekommunikation (wie Telefon, Fax, Anrufbeantworter)
• Büromaschinen (wie Rechenmaschine, Aktenvernichter)
• Büromaterial

Zentrales Kriterium: Mittelpunkt der geschäftlichen Tätigkeit

Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer können nur von Selbständigen voll abgesetzt werden, die ihre gesamte berufliche Tätigkeit darin abwickeln und nicht dauerhaft anderswo tätig werden. Einzelne Hausbesuche bei Kunden spielen keine Rolle. Werden aber immer wieder auswärtige Arbeiten als Dienstreisen abgerechnet, kann das bei einer Betriebsprüfung ein Anzeichen dafür sein, dass der Mittelpunkt der geschäftlichen Tätigkeit nicht im heimischen Arbeitszimmer liegt.

Wenn sich externen Arbeiten nicht vermeiden lassen, aber noch mindestens die Hälfte der gesamten betrieblichen Tätigkeit im Arbeitszimmer stattfindet, dann können die nachgewiesenen Aufwendungen bis zur Obergrenze von jährlich 2400 DM abgezogen werden. Dies ist also kein Pauschalbetrag. Auch die abends oder am Wochenende zu Hause geleistete Arbeit zählt natürlich bei der Bewertung, ob die 50-Prozent-Grenze überschritten wird.

Wenn außerhalb der Wohnung kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Arbeitszimmerkosten ebenfalls bis zu 2400 DM jährlich geltend gemacht werden. Das kann zum Beispiel zutreffen, wenn ständig wechselnde Orte aufgesucht werden, um Computerprobleme zu beseitigen.

Beispiele aus der Praxis
Das "klassische" Arbeitszimmer

Damit ist ein Arbeitsraum des Selbständigen in der allein oder mit der Familie genutzten Wohnung gemeint. Damit ein Arbeitszimmer anerkannt werden kann, muss es ein separater Raum in der Wohnung mit Türe sein. Nur eine so gut wie ausschließlich berufliche Nutzung wird anerkannt. Die Einrichtung sollte keine Gegenstände enthalten, die auf eine private (Mit-)Benutzung schließen lassen. Ein Fernsehgerät, Musikinstrumente oder Kleidung zum Beispiel würden einen Finanzbeamten auf Kontrollbesuch also veranlassen, die Kosten zu streichen. Sitzmöbel dürfen schon sein, wenn auch Kundenbesuche im Arbeitszimmer empfangen werden. Das Arbeitszimmer darf auch nicht als Durchgang in andere oft benutzte Räume dienen. Außerdem muss in der Wohnung genug Platz für den privaten Lebensbereich aller Bewohner vorhanden sein, sonst gibt es Zweifel an der ausschließlich beruflichen Nutzung des Arbeitszimmers

Die Arbeitsecke

Arbeitet der Selbständige im Wohnzimmer oder in einem anderen privat genutzten Raum, dann sind nur der Schreibtisch und die anderen Arbeitsmittel abzugsfähig. Die Raumkosten können dann aber nicht geltend gemacht werden.

Das Archiv

Die Beschränkungen beim Kostenabzug zielen auf das Arbeitszimmer als potentiell privat nutzbaren Raum. Wird für die berufliche Tätigkeit in der Wohnung etwa ein Raum voll Regale gestellt, damit notwendige Unterlagen aufbewahrt werden können, dann sind die dafür anfallenden Kosten steuerlich abzugsfähig. Je nach Branche kann auch eine Werkstatt, ein Lager oder etwas Ähnliches unter die gleichen Regelungen fallen - je ungemütlicher eingerichtet, desto besser zu rechtfertigen.

Das Mitarbeiterbüro

Wenn Angestellte innerhalb der Wohnung des Unternehmers arbeiten, sind die Kosten für deren Räume Betriebsausgaben. In einem solchen Fall müssen teils auch arbeitsrechtliche Vorschriften (etwa zu sanitären Einrichtungen) beachtet werden, die zu weiteren abzugsfähigen Kosten führen können.

Die Geschäftsräume einer Gesellschaft

Wenn zum Beispiel eine GmbH einen Raum in der Wohnung des Unternehmers nutzt, ist das kein Arbeitszimmer. In einem solchen Fall wird die Gesellschaft meist Miete zahlen. Das stellt dann Betriebsausgaben für die Gesellschaft und Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung für den Wohnungsinhaber dar

Das Arbeitszimmer eines Mitbewohners

Wenn der Unternehmer auf Grund seiner Tätigkeit kein Arbeitszimmer geltend machen kann, dann lässt sich vielleicht für einen Mitbewohner diese Notwendigkeit konstruieren. Macht etwa die Ehefrau die Buchhaltung für den Unternehmer und hat keinen anderen Arbeitsplatz dafür, so kann sie den Steuerabzug bis 2400 DM jährlich für sich beanspruchen.

Räume außerhalb der Wohnung

Die genannten Beschränkungen der Abzugsfähigkeit gelten nicht für von der Wohnung getrennte Räume, solange diese nahezu ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden. So kann zum Beispiel ein Raum bei einem Nachbarn gemietet werden; die dabei anfallenden Kosten lassen sich meist auch exakt beziffern. Empfehlenswert ist auch die Einhaltung

folgender Kriterien:

• Von der Wohnung separater Mietvertrag
• Weitere Nutzungseinheiten im Haus
• Arbeitsraum nicht mit der Wohnung verbunden Gebäude nicht im Eigentum des Selbständigen.
• Wenn die Arbeitsräume von der Wohnung aus zu Fuß erreichbar sind, lässt sich in Bezug auf einen Geschäftswagen vermeiden, dass Fahrten zum Arbeitsplatz separat abgerechnet werden müssen.

Aufzeichnungspflichten

Das Gesetz verlangt bei Absetzung von Arbeitszimmerkosten "besondere" Aufzeichnungen in der Buchführung. Deshalb sollte für den Jahresabschluss schriftlich festgehalten werden, welche Kosten und Kostenanteile für das Arbeitszimmer angesetzt werden und auf welcher Berechnungsgrundlage Aufteilungen oder Schätzungen beruhen. Aus privaten Mitteln geleistete Zahlungen für Wohnungsmiete und andere Ausgaben können für das Geschäftsjahr zusammengestellt und anteilig in den Jahresabschluss gebucht werden.

Besonderheiten bei Wohneigentum

Ein Arbeitszimmer in einem selbst erbauten Haus oder einer neuen Eigentumswohnung kann Probleme mit der Eigenheimzulage nach §10e EStG bedeuten. Auch die Frage, ob ein als Arbeitszimmer genutzter Wohnungsanteil zu Betriebsvermögen wird, sollte rechtzeitig geklärt werden. Bei einem Verkaufes kann das nämlich durch die Aufdeckung stiller Reserven zu einer Steuerfalle werden.

Umsatzsteuer

Für die Buchhaltung ist auch wichtig, ob in den Arbeitszimmerkosten Umsatzsteuer enthalten ist. Wohnungsmieten sind davon in der Regel nicht betroffen, im Gegensatz zu Gewerbemieten. Seit einiger Zeit sind Strom- und andere Kosten mit Mehrwertsteuer belastet. Die auf das Arbeitszimmer entfallenden Anteile der Umsatzsteuer dürfen unabhängig von den vorher genannten Absetzungsbeschränkungen als Vorsteuer abgezogen werden