Immer wenn ein Selbständiger aus beruflichen Gründen nicht in seiner regelmäßigen Betriebsstätte, seiner Wohnung oder auf dem Weg zwischen beiden ist, macht er eine Geschäftsreise. Die Ausgaben lassen sich von der Steuer absetzen. Dabei können viele kleine Rechnungen auch eine beachtliche Summe ergeben.
Bei einer Geschäftsreise entstehen Aufwendungen, die meist als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig sind. Dazu kommen noch Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand, die bei einer Abwesenheitsdauer ab acht Stunden pro Kalendertag unabhängig von tatsächlichen Geldausgaben geltend gemacht werden können. Im Jahresabschluss werden alle diese Posten unter dem Begriff "Reisekosten" zusammengefasst. Dabei können sich viele kleine Beträge auch zu ordentlichen Summen addieren. Eine Tabelle mit solchen möglichen Reisekosten soll dazu anregen, diese Steuersparmöglichkeit zu nutzen.
Voraussetzung für die Anerkennung der Reisekosten durch das Finanzamt ist unter anderem, dass man sich nicht in der Betriebsstätte aufhält. Leider entsteht aus steuerlicher Sicht eine solche Betriebsstätte, wenn zum Beispiel ein IT-Spezialist regelmäßig bei seinem Kunden arbeitet. Deshalb können bei Fahrten dorthin dann keine abzugsfähigen Betriebsausgaben abgerechnet werden, und bei einer Betriebsprüfung würden derartige Buchungen zu Nachzahlungen führen.
Auch mangelhafte Nachweise und Aufzeichnungen können einen ähnlichen Effekt haben. Auf Reisen erhaltene Belege sollten daher sofort gründlich überprüft und bei Bedarf gleich korrigiert werden. Öfter als in anderen Bereichen fehlt hier zum Beispiel die korrekte Angabe zur Umsatzsteuer. Für einige Ausgabeposten (Parkuhren, Trinkgelder usw.) gibt es überhaupt keine Belege; hier helfen selbst geschriebene Eigenbelege, um die Ausgabe glaubhaft zu machen. Bei Flugtickets sollten die Bordkarten und der Durchschlag im Ticketheft als Belege zur Buchhaltung gehen. Einige Schlaumeier haben nämlich Flugscheine gekauft, die Reisebüro-Rechnung in die Buchführung gegeben und die unbenutzten Tickets erstatten lassen; da die Steuerprüfer diesen Trick kennen, zählen nur noch angetretene Flüge. Kosten für private Extras im Hotel sollte man entweder nicht auf die Rechnung setzen oder beim Auschecken auf eine separate Rechnung buchen lassen. Eine Hotelrechnung über "Übernachtung mit Frühstück" muss nur um neun DM gekürzt werden; das ist günstiger, als wenn das Hotel zum Beispiel DM 35 separat für das Frühstück berechnet. Wer den Ehepartner im Hotel dabei hat, sollte eine Rechnung mit dem Preis eines Einzelzimmers für die Buchführung und die Differenz zum Doppelzimmer auf eine bar bezahlte Privatrechnung schreiben lassen, damit niemand nachträglich von einer "Spaßreise auf Spesen" spricht. Wenn beide Rechnungen mit der selben Kreditkarte bezahlt würden, wäre die Abrechnung auch verräterisch. Besondere Anforderungen werden auch an Belege über die Bewirtung von Geschäftspartnern gestellt: sie müssen maschinell ausgedruckt und detailliert aufgeschlüsselt sein. Außerdem muss für sie ein separates Konto in der Buchführung vorhanden sein. Auch Belege, die als private Ausgaben gelten, können manchmal hilfreich sein: Wenn sich mit ihnen im Streitfall glaubhaft machen lässt, dass man unterwegs und nicht zu Hause war. Manche Kassenzettel enthalten nicht nur das Datum, sondern sogar die Uhrzeit. In einem Ordner mit Aktenhüllen aus Kunststoff lassen sich solche hilfreichen Privatbelege übersichtlich nach Reisen getrennt außerhalb der Buchführung ablegen und bei Bedarf hervorzaubern.
Pauschalen
Ab acht Stunden Abwesenheit von der Betriebsstätte und von zu Hause pro Kalendertag gibt es Ausgabenpauschalen für Verpflegung. Mehrere kurze Reisezeiten am selben Tag können zusammengezählt werden, um acht Stunden zu erreichen. Geht die Reise über Mitternacht hinaus, ohne dass übernachtet wird, können die Reisestunden des neuen Tages zum vorherigen addiert werden.
Seit 1. April 1999 darf die Vorsteuer aus bestimmten Reisekosten nicht mehr im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung angegeben werden. Dazu zählen Bewirtungen auf Reisen, Geschenke und bis zum Herbst 2000 auch Hotelrechnungen. Die darin natürlich enthaltene Umsatzsteuer zählt stattdessen zu den Kosten und kann erst mit dem Jahresabschluss geltend gemacht werden. Zu Umsatzsteuer aus Hotelrechnungen urteilte der Bundesfinanzhof am 23.11 2000 (Aktenzeichen VR 49/00), dass diese Regelung nicht mit EU-Recht vereinbar und deshalb unwirksam ist. Deshalb kann nicht nur die Vorsteuer aus Hotelrechnungen wieder abgezogen, sondern auch rückwirkend geltend gemacht werden.