Im Rahmen der Steuerreform 2000 wurde beschlossen, dass Steuerprüfer auch selbst mit den Computern arbeiten können sollen. Dadurch erhalten Finanzbeamten möglicherweise einen wesentlich tieferen Einblick in den Betrieb als angebracht.

Bei vielen Gewerbebetrieben und Freiberuflern wird die Buchführung nicht mehr auf Papier, sondern per Computer mittels geeigneter Software gemacht. Das kann im Betrieb selbst oder auch bei einem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder professionellen Buchhalter geschehen. Im Falle einer Betriebsprüfung werden die Buchhaltungsdaten in der Regel als Kontoblätter und Saldenlisten ausgedruckt und dem Prüfer zur Verfügung gestellt. Dieser arbeitet also ganz traditionell mit Papierbelegen.

Im Rahmen der Steuerreform 2000 wurde beschlossen, dass die Steuerprüfer auch selbst mit den Computern arbeiten können sollen. Das gilt bei allen steuerlichen Betriebsprüfungen, die ab dem 1. Januar 2002 stattfinden. Solche Prüfungen reichen in der Regel drei abgeschlossene Jahre zurück, manchmal auch länger. Daher können Daten betroffen sein, die vor der Bekanntmachung dieser neuen Regelung entstanden sind. Die Programmierer der bestehenden Buchhaltungssysteme konnten von der Neuregelung nichts ahnen. Ungewollt wird somit dem Finanzbeamten möglicherweise ein wesentlich tieferer Einblick in die Zusammenhänge des Betriebes (etwa über Kundenstruktur und -verhalten) möglich, als für die Steuerprüfung nötig.

Selbständige IT-Spezialisten werden mit der neuen Regelung in doppelter Hinsicht zu tun haben:

• Erstens, wenn sie DV-Systeme konzipieren oder erstellen, die Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Kundenverwaltungsfunktionen realisieren.
• Zweitens als Selbständige, bei denen selbst eine Steuerprüfung stattfinden könnte.

Wie man sich die Prüfung ins Haus holt

Der Prüfer und der Computer

IT-Spezialisten: Neue Aufträge für Systempflege

Wie man sich die Prüfung ins Haus holt

Die Häufigkeit der Betriebsprüfungen ist nach der Betriebsgröße (Umsatz und Gewinn) gestaffelt:

• bei Großbetrieben finden sie jedes einzelne Geschäftsjahr statt,
• bei mittelständischen Betrieben darf man etwa einmal in jedem Jahrzehnt mit dem Besuch des Prüfers rechnen,
• bei Kleinbetrieben geschieht die Prüfung im Schnitt etwa alle 25 Jahre und
• bei Kleinstbetrieben - laut Statistik - noch seltener.

Auch gut verdienende Freiberufler zählen meist noch zu den Kleinstbetrieben. Natürlich gibt es keine Garantie, dass der Freiberufler so selten einen Finanzbeamten zu Gesicht bekommt. Jedes Jahr wird eine bestimmte Anzahl aus jeder Kategorie zur Prüfung vorgemerkt. Wenn den Beamten etwas an den Steuererklärungen auffällig erscheint, kann der Betrieb auf der Liste nach oben rücken. Besonders aufmerksam werden sie bei für die Branche untypisch niedrigem Umsatz oder Gewinn. Auch Kontrollmitteilungen aus anderen Prüfungen oder auch bestimmte Geschäftsbeziehungen ins Ausland können die Neugier wecken. Es gibt neben der ausführlichen auch die kürzere Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Sonderprüfung. Sie bezieht sich auf einzelne fragliche Umstände. Die Prüfer melden sich dafür aber vorher an, im Gegensatz zu einer überfallartigen Steuerfahndung.

Der Prüfer und der Computer

Die neue Erlaubnis für Prüfer, mit fremden Computer-Buchhaltungen zu spielen, findet sich im § 147 Absatz 6 der Abgabenordnung (AO). In einem Schreiben vom 6. Oktober 2000 hat das Bundesfinanzministerium außerdem beschrieben, wie der Prüfer vorgehen kann. Im Prinzip hat er drei Möglichkeiten:

1. Der Betriebsprüfer darf den Computer einschließlich Software bei der Prüfung der gespeicherten Buchführungsdaten in Form eines "Nur-Lesezugriff" selbst nutzen. Es stehen ihm zum Beispiel offen:

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Warenwirtschaftssystem
• Anlagenbuchhaltung
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Dokumentenmanagementsysteme
• Archivierungssysteme
• Auswertungssysteme und andere verknüpfte Anwendungen

Der Prüfer hat Anspruch auf eine Einweisung in das System und alle notwendigen Hilfsmittel.

2. Der Prüfer darf zur technischen Mithilfe auffordern und die maschinelle Auswertung der Daten verlangen. Das bedeutet die Nutzung von Geräten, Software, Betriebsmitteln, Rechen- und Arbeitsaufwand. Buchhaltungssoftware bietet zum Teil ausgefeilte "Chef-Informationen" an. Gerade sie können dem Prüfer einige Rechenarbeit abnehmen und interessante Einblicke gewähren.

3. Der Prüfer kann verlangen, dass ihm die gespeicherten Daten auf maschinell lesbaren Datenträgern zur Auswertung überlassen werden. Das Interesse der Finanzbehörden an der Maschinenlesbarkeit kann nur bedeuten, dass sie ausführlichste Branchenstatistiken anfertigen wollen. Offenbar waren sie durch die Aufzeichnungen der Prüfer in der Vergangenheit nicht möglich. Außerdem ließe sich so jede einzelne Buchung bei den jeweiligen Geschäftspartnern im Rahmen von Betriebsprüfungen abgleichen. Die einzelnen Vorgänge im Finanzamt können nämlich in Kopie archiviert werden.

Vor nicht langer Zeit wurden auch die Aufbewahrungsfristen für bedeutsame Geschäftsunterlagen von sechs auf zehn Jahre verlängert. Diese existieren zum Teil auch nur noch in elektronischer Form. In der Zukunft kann das bedeuten, dass bis zu zehn abgeschlossene Jahrgänge von Datensätzen lesbar erhalten werden müssen. Auswirkungen davon sind:

· alte Hardware und Software müssen betriebsbereit gehalten,

· es muss auf wirklich langzeitstabile Datenträger gespeichert werden und

· eine Dokumentation von Abrufprozeduren muss für die dann zuständigen Bediener erfolgen.

Vor 2002 entstandene Daten müssen aber dann nicht reaktiviert werden, wenn sie aus dem System herausarchiviert worden sind und die erneute Einspeisung einen unverhältnismäßig großen Aufwand erfordern würde.

IT-Spezialisten: Neue Aufträge für Systempflege

Für die Kundensysteme, die gewartet oder neu erstellt werden, gilt es die Anforderungen der Finanzbehörde nun umzusetzen. Dabei muss der zusätzliche Aufwand möglichst gering sein. Gleichzeitig soll der Prüfer nur jenen Einblick erhalten, der ihm zusteht. Bei Daten, die sich auf Dritte beziehen, muss diese Forderung auch im Rahmen des Schutzes der Geschäftsbeziehungen bedacht werden. Eine ungebremste Auswertung der Daten und ihre Weiterverwendung beim Finanzamt als Kontrollmitteilung könnte leicht das Vertrauen der Geschäftspartner nachhaltig schädigen. Zu fragen wäre in diesem Zusammenhang, welche Daten wirklich miteinander verknüpft sein müssen und welche nicht. Die Neuregelung durch die Steuerreform kann von Software Produzenten auch als Anlass benutzt werden, um alte Kunden anzusprechen und Aufträge für Systempflege zu akquirieren.

IT-Freiberufler, die ihre eigene Buchführung mit dem PC erstellen, können wiederum überlegen, ob das von Umfang und Bequemlichkeit her wirklich nötig ist. Vielleicht gefällt ihnen die Rückkehr zu Tinte und Papier, denn wo es keine Daten im Computer gibt, kann sie auch niemand kopieren. Wenn DV-Buchhaltung aber weiter als sinnvoll angesehen wird, sollte diese auf einem separaten Computer geschehen. Auch eine Auslagerung, etwa an Dienstleister wie z.B. DATEV, kann sinnvoll erscheinen.