Die Anforderungen an eine geschäftliche Rechnung werden immer höher. IT-Freiberufler müssen wissen, wie sie selbst ihre Rechnungen richtig for-mulieren und wie sie erhaltene Fremdrechnungen überprüfen. Außerdem helfen ihnen diese Kenntnisse, bei ihren Kunden eine richtige Rechnungser-stellung zu programmieren.

• Nettobetrag jetzt zwingend erforderlich
• Verzug wieder selbst bestimmbar
• Höhe von Verzugszinsen
• In Zukunft: Rechnungsnummern und Wirtschaftsnummern geplant

Nettobetrag jetzt zwingend erforderlich

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug zugelassen ist, muss ab jetzt unbedingt auch der Nettobetrag genannt sein. Bisher wurde das teils weni-ger streng gehandhabt. Weiter muss eine korrekte Rechnung wie früher schon

• den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,
• die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. den Umfang der Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• das Entgelt für die Lieferung oder Leistung,
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten.

Auch der Steuersatz der Umsatzsteuer sollte genannt sein. Wenn Rech-nungsposten mit verschiedener Umsatzsteuer belegt sind, sollte dies genau aufgeschlüsselt und getrennte Steuersummen berechnet sein. Das erleichtert jeder Buchhaltung die Arbeit sehr. Diverse Leistungen (zum Beispiel Versi-cherungen) sind von der Umsatzsteuer befreit. Hier kann etwa eine Fußnote für Klarheit sorgen.
Bei Rechnungen bis 100 EUR brutto können manche Angaben zwar entfal-len. Aber wenn kein zwingender Grund entgegen steht, sollten auch solch kleine Rechnungen alle aufgezählten Angaben enthalten. Das macht die Handhabung einheitlich und Finanzamt-sicher.
Erhaltene Rechnungen sollten ebenfalls genau geprüft werden, ob sie alle notwendigen Angaben enthalten. Und wenn nicht, sollte umgehend eine Korrektur verlangt werden.

Verzug wieder selbst bestimmbar

Der Gesetzgeber hatte ab Mai 2000 eine Regelung geschaffen, durch die ein Zahlungsverzug erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung einsetzte und sich durch Nennung einer Fälligkeit noch verzögern konnte. Seit 1. Januar 2002 kann der Aussteller der Rechnung wieder selbst bestimmen, wann der Schuldner in Zahlungsverzug kommt. Dazu kann in der Rechnung ein kon-kretes Datum angegeben werden, oder aber der Gläubiger schreibt eine Mahnung mit einem bestimmten Zahlungsdatum. So kann etwa die Bezah-lung einer Dienstleistungsrechnung sofort gefordert werden, oder auch ein längeres Zahlungsziel nach Bedarf festgelegt werden.
Nur wenn weder ein Datum genannt noch gemahnt wird, setzt 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung automatisch der Zahlungsverzug ein. Gegenüber einem Verbraucher muss allerdings in der Rechnung auf die Rechtsfolgen des Verzuges hingewiesen werden, besonders auf die Ver-zugszinsen.

Höhe von Verzugszinsen

Ist der Verzug erst eingetreten, kann der Gläubiger Zinsen auf die offene Forderung verlangen. Der Basiszinssatz, der Einfluss auf die Höhe der Ver-zugszinsen hat, wird alle sechs Monate von der Bundesbank neu festgelegt. Ab 1.1.2002 liegt er bei 2,57 Prozent p.a. (per annum - pro Jahr mit 360 Tagen gerechnet). Gegenüber Unternehmen als Schuldner dürfen acht Pro-zent p.a. und gegenüber Verbrauchern sechs Prozent p.a. zum Basiszinssatz addiert werden. Ab dem Eintreten des Zahlungsverzuges können auf den Tag genau die Verzugszinsen berechnet und gefordert werden. In einer Mahnung könnte zum Beispiel genau benannt werden, wie viel mehr der Schuldner für jeden Tag seiner verspäteten Zahlung schuldet.

In Zukunft: Rechnungsnummern und Wirtschaftsnummern geplant

Spätestens ab 1. Juli 2002 muss in jeder Rechnung die vom Finanzamt für die inländische Umsatzsteuer vergebene Steuernummer mit ausgedruckt sein. Da es in Deutschland aber weder ein einheitliches System noch ein zentrales Register dafür gibt, kann man schon fast damit rechnen, dass als Nächstes die Angabe des zuständigen Finanzamtes gefordert wird. Wenn jetzt eine neue Rechnungsmaske in der EDV erstellt wird, sollten gleich vorsorglich weitere Felder für zukünftige Zwecke vorgesehen werden. Ab 2004 ist nämlich geplant, dass Rechnungen zwingend mit einer fortlaufen-den Nummer versehen werden sollen. Und ab 2005 möchte der Gesetzgeber gern so genannte Wirtschaftsnummern von der Bundesanstalt für Arbeit vergeben lassen, die unter anderem auch in Rechnungen auftauchen sollen. Mit deren Hilfe sollen alle Behörden und andere Einrichtungen ihre Daten-sätze zu wirtschaftlich tätigen Personen und Organisationen zusammen füh-ren können. Über die Form der zusätzlichen Angaben ist natürlich noch nichts Genaues bekannt.