Jeder Selbständige sollte möglichst genau wissen, welche Elemente in einer ausgestellten Rechnung enthalten sein müssen. Nur wenn alle Kriterien erfüllt sind, kann der Nettobetrag als Betriebsausgabe abgezogen und die bezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Immer wieder werden Rechnungen ausgestellt, die keine Angaben über das Nettoentgelt enthalten. Am häufigsten geschieht dies aus Unwissenheit bei der Person, welche die Rechnung ausstellt, oder wenn in der Programmierung für den Ausdruck von Rechnungen kein Nettoentgelt vorgesehen ist. In der Vergangenheit hatte das Fehlen des Nettobetrages teils keine gravierenden Konsequenzen. Doch jetzt zieht der Bundesfinanzhof (BFH) hier die Zügel an, mit der Begründung, dass die Finanzämter das Thema zu leichtfertig gehandhabt haben und eine sich darauf beziehende deutsche Umsatzsteuer-Richtlinie gegen EU-Recht verstößt.

• Die Muss-Elemente
• Keine Rechnung mehr ohne Ausweis des Netto-Betrages

Zu den Muss-Elementen gehören

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (entbehrlich unter 200 DM Bruttobetrag)
• Datum
• Rechnungs-Nettoentgelt
• Mehrwertsteuersatz
• Mehrwertsteuerbetrag(entbehrlich unter 200 DM
• Bruttobetrag)
• Brutto-Endsumme

Erst wenn alle diese Punkte auf der Rechnung korrekt angegeben sind, kann der Nettobetrag als Betriebsausgabe abgezogen und die bezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Keine Rechnung mehr ohne Ausweis des Netto-Betrages

Um sicher zu gehen, sollten die Selbständigen alle erhaltenen Rechnungen genau kontrollieren und jedes fehlende Element reklamieren. Verkäufer versuchen öfter, lästige Pflichten wie das Ausrechnen des Mehrwertsteuerbetrages zu umgehen und haben meist auch eine Litanei von Ausreden parat. Darauf sollte man genau achten, um sich den Vorsteuerabzug nicht gefährden zu lassen. Wenn entgegengehalten wird, der Computer könne die Rechnung nicht in der erforderlichen Form drucken, dann kann der Verkäufer eine Rechnung auch handschriftlich ergänzen. Wichtig ist, dass der Kunde sie nicht selbst verändert, denn das könnte als versuchte Fälschung angesehen werden.

Fairerweise sollten auch die selbst ausgestellten Rechnungen jedes Unternehmers alle erforderlichen Angaben enthalten. Unabhängig vom Endbetrag sollten möglichst alle notwendigen Angaben immer enthalten sein. So spart man sich auch Korrekturwünsche von eigenen Kunden, die ebenfalls auf einer korrekten Rechnung bestehen. Der Name und die Anschrift des Käufers sollten ebenfalls einfach einzutragen sein. Schließlich ist das eine hervorragende Möglichkeit, Namen und Adressen bisher anonymer Kunden zu erfahren. Jeder Kaufmann kann daran erkennen, woher seine Kunden zu ihm kommen und seine Werbung danach ausrichten. Mit geeigneten Angeboten kann man die Kunden ja sogar direkt anschreiben.

IT-Spezialisten können ab sofort auch beim Programmieren von Rechnungsausdrucken darauf achten, dass alle notwendigen Angaben erscheinen. Auch die Euro-Umstellung bietet Möglichkeiten, das gleich mit zu erledigen, da auch dafür Änderungen an den Rechnungsformaten sowieso anfallen.