Die Aufbewahrungspflichten von steuerlichen Gewinnermittlern (Bilanzierer und Einnahmenüberschussrechner gemäß § 4 Abs. 1 oder Absatz 3 Einkommensteuergesetz = EStG) sind in § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Vor einigen Jahren hinzugekommen ist dabei § 147 Absatz 6 AO, der vorschreibt, dass auch elektronische Daten aufzubewahren sind, wenn der Steuerpflichtige seine Buchhaltung ganz oder teilweise mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt. Im Rahmen einer Außenprüfung kann das Finanzamt sogar verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Das Problem:

Hat das Finanzamt ein -ggf.. auch elektronisches- Zugriffsrecht auf alle vorhandenen Aufzeichnungen und Unterlagen?

Entscheidung des Gerichts:

Mit Urteil vom 24.06.2009 (VIII R 80/06) hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass nur die nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Aufzeichnungen dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden müssen. Im Urteilsfall hatte eine Sozietät aus Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten zu Recht die weitergehende Einsicht des Finanzamts in die Bilanzierungsbuchhaltung verweigert, da sie ihren Gewinn (steuerlich) in Form der Einnahmenüberschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ermittelte.

Ratschlag:

Im Falle einer Außenprüfung des Finanzamts (Betriebsprüfung) sollte genau überlegt werden, welche Unterlagen und welche elektronischen Daten zur Verfügung gestellt werden müssen. Dazu gehören zweifelsfrei die Belege der Buchhaltung, die bebuchten Konten (Hauptbuch), ggf. das Journal (chronologische Auflistung aller Buchungen) und die Abschlussunterlagen. Darüber hinausgehende freiwillige Aufzeichnungen und Unterlagen wie z.B. eine Kostenrechnung, eine zusätzliche Bilanzbuchhaltung, Controllingberichte sind weder aufbewahrungspflichtig noch vorlagepflichtig (weder elektronisch noch körperlich).