Mit der Änderung (= Verschärfung) des § 147 Abgabenordnung (AO) zum 01.01.2002 wurde die Aufbewahrungspflicht u. a. dahingehend erweitert, dass der Steuerpflichtige - neben der papiermäßigen Aufbewahrung - nun auch die Verfügbarkeit aller elektronischen Buchhaltungsdaten für 10 Jahre gewährleisten muss.

Das Problem:

Inwieweit kann der Steuerpflichtige im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung den Datenzugriff auf elektronische Buchungsdaten einschränken?

Entscheidung des Gerichts:

Mit Beschluss vom 26.09.2007 (I B 53, 54/07) hat der Bundesfinanzhof (BFH) klargestellt, dass eine Einschränkung des Datenzugriffs auf elektronische Buchhaltungsdaten im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung nicht zulässig ist. Im Urteilsfall hatte eine Aktiengesellschaft dem Betriebsprüfer den elektronischen Zugriff auf solche Buchhaltungskonten verweigert, die ihrer Ansicht nach nur handelsrechtlich nicht aber steuerrechtlich relevant waren. Außerdem wollte sie eingescannte Ein- und Ausgangsrechnungen nur auf Papier, nicht aber elektronisch zur Verfügung stellen. Alle diese Einschränkungen lehnte der BFH ab.

Ratschlag:

Dieses vom BFH noch einmal ausdrücklich bestätigte vollständige Datenzugriffsrecht sollte schon bei der Durchführung der laufenden Buchhaltung beachtet werden. Unnötige Umbuchungen, sinnverfälschende Kontentexte und vor allen Dingen falsche oder unglückliche Buchungstexte sollten weitestgehend vermieden werden.